Najem okazjonalny może dotyczyć wyłącznie lokalu mieszkalnego i jest zawierany na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Z tej formy korzysta właściciel będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Ważnym obowiązkiem wynajmującego jest również zgłoszenie zawarcia umowy do właściwego urzędu skarbowego.

Z artykułu dowiesz się:

Na czym polega najem okazjonalny

Najem okazjonalny jest odmianą umowy najmu mieszkania, w której najemca z góry składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Zobowiązuje się w nim do opróżnienia i wydania lokalu po wygaśnięciu albo rozwiązaniu umowy. Dokument ten sporządza notariusz, a następnie dołącza się go do pozostałej dokumentacji najmu. Rozwiązanie ma ułatwić właścicielowi odzyskanie mieszkania, gdy były najemca nie wyprowadzi się dobrowolnie.

Nie oznacza to jednak, że wynajmujący może samodzielnie usunąć lokatora, zmienić zamki albo wynieść jego rzeczy. Po zakończeniu umowy trzeba doręczyć odpowiednie żądanie opróżnienia mieszkania, a następnie uzyskać sądową klauzulę wykonalności. Dopiero na tej podstawie postępowanie może prowadzić komornik.

Najem okazjonalny nadal pozostaje umową najmu, dlatego strony powinny dokładnie określić zasady korzystania z lokalu, wysokość czynszu i odpowiedzialność za szkody. Dodatkowe dokumenty dotyczą przede wszystkim sposobu zakończenia stosunku prawnego. Nie zastępują one dobrze przygotowanej umowy ani protokołu opisującego stan mieszkania.

Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego

Po stronie wynajmującego musi występować osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Z tej formy może więc skorzystać między innymi osoba prywatna wynajmująca własne mieszkanie. Przedsiębiorca zajmujący się zawodowo wynajmem stosuje inne rozwiązania, w tym najem instytucjonalny. O rodzaju umowy decyduje status właściciela i charakter prowadzonej przez niego działalności.

Przedmiotem najmu okazjonalnego może być lokal służący do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych. Nie jest to rozwiązanie przeznaczone do wynajmu lokalu użytkowego, biura lub magazynu. Umowa powinna wskazywać dokładny adres, powierzchnię oraz pomieszczenia i wyposażenie oddawane najemcy.

Najem okazjonalny zawiera się wyłącznie na czas oznaczony, który nie może być dłuższy niż 10 lat. Po upływie ustalonego okresu strony mogą podpisać kolejną umowę, jeżeli nadal chcą kontynuować najem. Nie należy jednak pozostawiać w dokumencie niejasnego terminu zakończenia ani określać go jako bezterminowego.

Jakie dokumenty są potrzebne do najmu okazjonalnego

Podstawą jest pisemna umowa zawarta między właścicielem i najemcą. Przepisy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności również dla późniejszych zmian umowy. Oznacza to, że istotne ustalenia dotyczące czasu trwania, czynszu albo zasad wypowiedzenia powinny zostać utrwalone w podpisanym aneksie.

• Umowa najmu – określa strony, lokal, czas trwania, czynsz, opłaty oraz pozostałe prawa i obowiązki.
• Oświadczenie notarialne najemcy – zawiera poddanie się egzekucji i zobowiązanie do opróżnienia oraz wydania mieszkania.
• Wskazanie innego lokalu – najemca podaje miejsce, w którym będzie mógł zamieszkać po wykonaniu obowiązku wyprowadzki.
• Zgoda dysponenta lokalu – właściciel lub osoba posiadająca tytuł prawny do wskazanego mieszkania zgadza się na przyjęcie najemcy i osób z nim mieszkających.
• Protokół przekazania – opisuje stan mieszkania, wyposażenie, liczbę kluczy oraz wskazania liczników.
• Potwierdzenie kaucji – dokumentuje wysokość i datę przekazania zabezpieczenia, jeżeli strony je przewidziały.

Podpis osoby wyrażającej zgodę na lokal zastępczy nie zawsze musi być poświadczony przez notariusza. Notarialne poświadczenie jest potrzebne, jeżeli zażąda go wynajmujący. W praktyce właściciel może zdecydować się na takie zabezpieczenie, aby ograniczyć ryzyko sporu dotyczącego autentyczności zgody.

Do dokumentacji warto dołączyć również kopię dokumentu potwierdzającego tytuł prawny wynajmującego do mieszkania. Najemca powinien mieć możliwość sprawdzenia, czy podpisuje umowę z właścicielem albo prawidłowo umocowanym pełnomocnikiem. Przy reprezentacji przez inną osobę należy dokładnie zweryfikować zakres pełnomocnictwa.

Co powinna zawierać umowa najmu

Umowa powinna dokładnie określać dane właściciela i najemcy oraz opisywać wynajmowany lokal. Należy wskazać datę rozpoczęcia i zakończenia najmu, wysokość czynszu oraz termin jego płatności. Osobno warto wymienić opłaty administracyjne, media i inne koszty, które ma ponosić najemca. Nieprecyzyjne rozliczenie opłat jest jedną z najczęstszych przyczyn sporów po zakończeniu najmu.

• Czas trwania – wpisz konkretną datę rozpoczęcia i zakończenia obowiązywania umowy.
• Czynsz i opłaty – oddziel wynagrodzenie właściciela od zaliczek na media i należności administracyjnych.
• Zasady podwyżek – określ warunki i terminy ewentualnej zmiany wysokości czynszu.
• Kaucja – wskaż jej wysokość, przeznaczenie, zasady potrąceń oraz termin rozliczenia.
• Wypowiedzenie – opisz sytuacje pozwalające każdej ze stron zakończyć umowę przed terminem.
• Naprawy i szkody – ustal odpowiedzialność za drobne naprawy, awarie i uszkodzenie wyposażenia.
• Liczba mieszkańców – wymień osoby uprawnione do stałego korzystania z mieszkania.

W przypadku umowy zawartej na czas oznaczony możliwość wcześniejszego wypowiedzenia powinna wynikać z jej treści albo z odpowiednich przepisów. Ogólne stwierdzenie, że każda strona może zakończyć najem w dowolnym momencie, może prowadzić do problemów interpretacyjnych. Warto wskazać konkretne przyczyny i długość okresu wypowiedzenia.

Umowa powinna również określać sposób doręczania ważnej korespondencji. Strony mogą podać adresy, adresy poczty elektronicznej i zasady informowania o ich zmianie. Przy oświadczeniach wywołujących skutki prawne najbezpieczniej stosować formę pozwalającą udowodnić datę oraz treść doręczenia.

Jak wygląda oświadczenie najemcy u notariusza

Najemca stawia się u notariusza i składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Potwierdza w nim, że po zakończeniu stosunku najmu opróżni i wyda mieszkanie w terminie wskazanym w formalnym żądaniu właściciela. Wizyta u notariusza dotyczy przede wszystkim oświadczenia najemcy, a sama umowa najmu nie musi mieć formy aktu notarialnego.

Do kancelarii należy zabrać dokument tożsamości oraz dane dotyczące stron, mieszkania i zawartej umowy. Notariusz może poprosić o przedstawienie podpisanego dokumentu najmu albo jego projektu. Wymagania organizacyjne warto ustalić wcześniej z wybraną kancelarią.

Przepisy ograniczają maksymalne wynagrodzenie notariusza za sporządzenie ustawowego oświadczenia do jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ostateczny koszt może uwzględniać także należny podatek i wypisy dokumentu. Przed wizytą warto poprosić kancelarię o podanie pełnej kwoty oraz liczby potrzebnych egzemplarzy.

Akt notarialny nie pozbawia najemcy prawa do obrony przed nieprawidłowym działaniem właściciela. Wynajmujący musi wykazać, że umowa rzeczywiście wygasła albo została skutecznie rozwiązana. Sąd bada także dokumenty potrzebne do nadania aktowi klauzuli wykonalności.

Na czym polega wskazanie lokalu zastępczego

Najemca wskazuje inne mieszkanie, w którym będzie mógł zamieszkać, jeżeli powstanie obowiązek opróżnienia wynajmowanego lokalu. Nie musi być właścicielem tego miejsca. Może wskazać na przykład mieszkanie należące do rodziców, krewnych albo innej osoby, która zgodzi się go przyjąć. Samo podanie adresu bez zgody osoby mającej tytuł prawny do lokalu nie spełnia ustawowego wymagania.

Zgoda powinna obejmować również osoby, które będą mieszkały razem z najemcą. Dokument musi więc odpowiadać rzeczywistej liczbie mieszkańców objętych umową. Przed jego podpisaniem osoba udostępniająca lokal powinna rozumieć, że zgadza się na możliwość zamieszkania tych osób w przyszłości.

Jeżeli najemca utraci możliwość przeprowadzenia się pod wskazany adres, musi znaleźć inne miejsce. Ma na to 21 dni od chwili, w której dowiedział się o utracie tej możliwości. W tym terminie powinien przekazać nowy adres oraz zgodę właściciela lub innej osoby posiadającej tytuł prawny do nowego lokalu.

Niedopełnienie tego obowiązku może prowadzić do pisemnego wypowiedzenia umowy przez właściciela z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia. Najemca nie powinien więc ignorować informacji, że zgoda na lokal zastępczy została cofnięta albo wskazane mieszkanie zostało sprzedane. Najlepiej niezwłocznie poinformować wynajmującego i rozpocząć przygotowywanie nowych dokumentów.

Jak zgłosić umowę do urzędu skarbowego

Zawarcie najmu okazjonalnego zgłasza właściciel, a nie najemca. Zawiadomienie należy skierować do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania właściciela. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, a nie zawsze od dnia podpisania dokumentów.

Jeżeli strony podpiszą umowę wcześniej, ale najem rozpocznie się dopiero pierwszego dnia kolejnego miesiąca, termin liczy się od wskazanego początku najmu. Zgłoszenie warto złożyć w sposób umożliwiający zachowanie urzędowego potwierdzenia. Poszczególne urzędy skarbowe publikują pomocnicze wzory zawiadomień, jednak dokument powinien przede wszystkim jednoznacznie identyfikować właściciela, najemcę, lokal i umowę.

Na żądanie najemcy właściciel ma obowiązek przedstawić potwierdzenie dokonania zgłoszenia. Najemca może więc sprawdzić, czy wynajmujący dochował wymaganego terminu. Kopię potwierdzenia najlepiej przechowywać razem z umową i jej załącznikami.

Brak zgłoszenia nie powoduje automatycznie, że pisemna umowa przestaje obowiązywać. Właściciel traci jednak możliwość korzystania z istotnych szczególnych rozwiązań przewidzianych dla prawidłowo zgłoszonego najmu okazjonalnego. W postępowaniu dotyczącym opróżnienia mieszkania potrzebne jest również przedstawienie sądowi potwierdzenia zgłoszenia.

Kaucja i opłaty przy najmie okazjonalnym

Właściciel może uzależnić zawarcie umowy od wpłacenia kaucji. Zabezpiecza ona należności istniejące w dniu opróżnienia mieszkania oraz ewentualne koszty egzekucji obowiązku wyprowadzki. Kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zawarcia umowy.

Po opróżnieniu mieszkania kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca. Właściciel może wcześniej potrącić należności objęte zabezpieczeniem, na przykład zaległy czynsz, nieuregulowane opłaty lub uzasadnione koszty naprawy szkód. Każde potrącenie powinno mieć konkretną podstawę i odpowiadać rzeczywistej wysokości zobowiązania.

Oprócz czynszu właściciel może pobierać opłaty niezależne od niego, chyba że strony ustalą w umowie dodatkowe należności. Wszystkie płatności powinny być wyraźnie opisane. Nie należy łączyć w jedną kwotę czynszu dla właściciela, opłat administracyjnych, mediów i kaucji bez wskazania ich poszczególnych wartości.

Zasady podnoszenia czynszu powinny wynikać bezpośrednio z umowy. Można określić częstotliwość zmian, sposób zawiadamiania oraz wskaźnik stosowany do obliczeń. Brak jasnych zasad może utrudnić skuteczne podwyższenie opłat w trakcie obowiązywania umowy na czas oznaczony.

Jak kończy się najem okazjonalny

Umowa wygasa po upływie okresu, na który została zawarta, albo rozwiązuje się po skutecznym wypowiedzeniu. Jeżeli najemca wyprowadzi się dobrowolnie, strony powinny podpisać protokół końcowy, zapisać stany liczników i potwierdzić zwrot kluczy. Następnie właściciel rozlicza należności oraz kaucję.

Gdy najemca pozostaje w mieszkaniu, właściciel doręcza mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu. Podpis wynajmującego na takim żądaniu musi być urzędowo poświadczony. Wyznaczony termin wyprowadzki nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia pisma.

Po bezskutecznym upływie terminu właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu najemcy. Dołącza między innymi żądanie wraz z dowodem doręczenia, dokument potwierdzający tytuł prawny do mieszkania oraz potwierdzenie zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego. Dopiero dokument opatrzony klauzulą może stanowić podstawę prowadzenia egzekucji.

Najem okazjonalny skraca część drogi prawnej, ponieważ właściciel nie musi najpierw uzyskiwać zwykłego wyroku nakazującego opróżnienie lokalu. Nadal nie jest to jednak procedura natychmiastowa ani pozwalająca na samodzielne usunięcie najemcy. Wszystkie czynności muszą odbywać się zgodnie z przepisami i przy poszanowaniu praw mieszkańców.

Najczęstsze błędy przy przygotowaniu umowy

Jednym z podstawowych błędów jest ograniczenie się do wpisania w tytule dokumentu określenia najem okazjonalny. Bez aktu notarialnego, wskazania innego lokalu i wymaganej zgody właściciel nie uzyska pełnego mechanizmu ochronnego. Każdy wymagany załącznik powinien dotyczyć tej samej umowy, lokalu i właściwych osób.

Problemy wywołuje również błędne liczenie terminu zgłoszenia do urzędu skarbowego. Właściciel powinien odnosić go do dnia rozpoczęcia najmu wskazanego w dokumencie. Złożenie zawiadomienia po terminie może pozbawić go szczególnych uprawnień proceduralnych.

Nie należy pomijać szczegółowych zasad wypowiedzenia umowy zawartej na czas oznaczony. Strony powinny przewidzieć sytuacje takie jak zaległości, poważne naruszanie porządku, podnajem bez zgody lub niedopełnienie obowiązków dotyczących lokalu zastępczego. Postanowienia muszą być zgodne z przepisami i odpowiednio precyzyjne.

Błędem jest także brak protokołu i zdjęć z dnia przekazania mieszkania. Dokumenty te nie są głównymi załącznikami tworzącymi mechanizm najmu okazjonalnego, ale mają duże znaczenie przy rozliczeniu szkód i kaucji. Każda strona powinna otrzymać podpisany egzemplarz protokołu wraz z wykazem wyposażenia.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące najmu okazjonalnego

Czy cała umowa najmu okazjonalnego musi być podpisana u notariusza?

Nie, sama umowa wymaga formy pisemnej, ale nie musi być aktem notarialnym. U notariusza najemca składa wymagane oświadczenie o poddaniu się egzekucji i obowiązku opróżnienia lokalu.

Czy lokal zastępczy musi należeć do najemcy?

Nie, może należeć do członka rodziny albo innej osoby. Konieczne jest jednak uzyskanie zgody właściciela lub osoby mającej tytuł prawny do wskazanego mieszkania.

Czy właściciel może samodzielnie eksmitować najemcę?

Nie, nie może wymieniać zamków, usuwać rzeczy ani odcinać mediów w celu wymuszenia wyprowadzki. Po doręczeniu formalnego żądania musi uzyskać klauzulę wykonalności, a przymusowe opróżnienie lokalu przeprowadza komornik.