Zakładając firmę, przedsiębiorca jest zobowiązany do udostępnienia szeregu danych, które trafiają do różnych rejestrów publicznych. Rejestry te są wykorzystywane nie tylko przez organy państwowe do celów kontrolnych, statystycznych i administracyjnych, ale również przez inne firmy, instytucje i obywateli – np. do weryfikacji kontrahentów. Choć wielu przedsiębiorców wie o istnieniu CEIDG czy KRS, to często nie zdają sobie sprawy z tego, jak szeroki zakres informacji trafia do publicznych baz danych oraz jakie inne rejestry funkcjonują równolegle. W tym artykule przyjrzymy się najważniejszym systemom ewidencji i rejestracji danych o firmach – od identyfikacji działalności po podział terytorialny i statystyki gospodarcze.

CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej

Dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, CEIDG to podstawowy rejestr, do którego trafiają najważniejsze dane o firmie. W bazie tej można znaleźć:

• imię i nazwisko właściciela,
• nazwę firmy,
• numer NIP i REGON,
• adres wykonywania działalności,
• rodzaj działalności według PKD,
• datę rozpoczęcia i (ewentualnie) zakończenia działalności,
• informacje o zawieszeniu działalności,
• status działalności (aktywny/nieaktywny),
• dane kontaktowe, jeśli przedsiębiorca je udostępnił.

Rejestr ten jest ogólnodostępny online, co oznacza, że każdy może sprawdzić dane dowolnej osoby fizycznej prowadzącej działalność. Dla kontrahentów to podstawowe źródło informacji, które służy do weryfikacji uczciwości i aktywności danego podmiotu.

KRS – Krajowy Rejestr Sądowy

W przypadku spółek prawa handlowego (np. spółki z o.o., spółki akcyjne, komandytowe), ewidencję prowadzi Krajowy Rejestr Sądowy. Zakres danych w KRS jest znacznie szerszy i obejmuje m.in.:

• dane identyfikacyjne spółki (nazwa, siedziba, NIP, REGON, numer KRS),
• forma prawna i rodzaj prowadzonej działalności (PKD),
• dane wspólników i członków zarządu,
• wysokość kapitału zakładowego,
• informacje o zmianach w strukturze organizacyjnej lub właścicielskiej,
• dane o zaległościach wobec urzędów, upadłości, likwidacji.

KRS to także źródło informacji o fundacjach i stowarzyszeniach. Baza jest dostępna publicznie i umożliwia pobranie odpisów i dokumentów elektronicznych.

GUS i numer REGON – identyfikacja statystyczna

REGON to numer identyfikacyjny nadawany przez Główny Urząd Statystyczny każdemu podmiotowi gospodarczemu – zarówno osobie fizycznej, jak i prawnemu. Służy do celów statystycznych i jest przypisany do danej działalności na stałe.

W bazie REGON znajdują się takie dane jak:

• pełna nazwa podmiotu,
• numer identyfikacyjny REGON,
• adres siedziby i miejsca prowadzenia działalności,
• kody PKD,
• forma prawna i status działalności,
• dane kontaktowe.

Baza REGON jest publiczna i zintegrowana z rejestrem TERYT, co umożliwia precyzyjne przypisanie lokalizacji podmiotu do jednostki administracyjnej.

TERYT – identyfikacja terytorialna

Rejestr TERYT, czyli Krajowy Rejestr Urzędowy Podziału Terytorialnego Kraju, to mniej znany, ale bardzo istotny system ewidencji, prowadzony również przez GUS. Służy do jednoznacznej identyfikacji jednostek podziału administracyjnego – województw, powiatów, gmin, miejscowości, ulic i adresów.

W przypadku działalności gospodarczej kod TERYT wykorzystywany jest m.in. w:

• formularzach CEIDG i KRS przy określaniu lokalizacji działalności,
• statystyce publicznej,
• raportach do GUS,
• systemach podatkowych, ewidencyjnych i planistycznych.

Znajomość tego systemu pozwala zachować spójność danych adresowych w firmie, szczególnie przy pracy z wieloma lokalizacjami. Więcej o sposobie działania TERYT przeczytasz tutaj: https://gostyn24.pl/pl/640_artykuly-sponsorowane/77816_funkcjonowanie-krajowego-rejestru-urzedowego-podzialu-terytorialnego-kraju—teryt.html

Biała lista podatników VAT

Kolejnym rejestrem, który zawiera informacje o firmach, jest tzw. „biała lista VAT” prowadzona przez Ministerstwo Finansów. Wykorzystuje się ją do:

• weryfikacji numeru konta bankowego firmy,
• sprawdzania statusu podatnika VAT (aktywny, zwolniony, wykreślony),
• potwierdzania danych kontrahenta w celu uniknięcia sankcji podatkowych.

Lista jest dostępna online i aktualizowana codziennie, co czyni ją niezwykle ważnym narzędziem w procesie B2B.

CRBR – Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych

Dla spółek prawa handlowego obowiązkowe jest również zgłoszenie danych do CRBR. Rejestr ten gromadzi informacje o osobach fizycznych, które faktycznie sprawują kontrolę nad danym podmiotem gospodarczym.

Dane te są wykorzystywane m.in. do przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Choć nie każda firma podlega obowiązkowi wpisu, to dla wielu spółek CRBR stanowi formalność, której zaniedbanie może prowadzić do poważnych kar finansowych.

ZUS, US i inne instytucje

Dane firmowe trafiają także do ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych), Urzędów Skarbowych, PIP (Państwowa Inspekcja Pracy), PFRON czy NFZ – w zależności od liczby zatrudnionych pracowników, rodzaju działalności, branży i innych czynników. Choć te rejestry nie są publiczne, stanowią kluczowe źródło informacji dla państwa i wpływają na obowiązki przedsiębiorcy.

Podsumowanie

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z udostępnianiem danych firmowych do wielu systemów rejestrowych – zarówno jawnych, jak i wewnętrznych. CEIDG, KRS, REGON, TERYT, CRBR, biała lista VAT – to tylko niektóre z baz, w których informacje o przedsiębiorstwach są gromadzone, aktualizowane i wykorzystywane do celów ewidencyjnych, statystycznych i kontrolnych.

Świadomość istnienia tych rejestrów i znajomość ich funkcjonowania to nie tylko obowiązek, ale także realna korzyść dla przedsiębiorcy – pozwala bowiem uniknąć błędów, skrócić czas formalności i zachować spójność informacji o firmie w wielu kanałach.

Artykuł sponsorowany.